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COME ARCHIVIARE I MESSAGGI CERTIFICATI

Anche se riteniamo che molti pensino che utilizzare il sistema di PEC sia semplice, come in effetti lo è, però va anche detto che ci sono delle regole, che se non rispettate correttamente, possono portare ad un utilizzo non corretto di questo importante sistema di comunicazione, per questo vi preghiamo di perdere 10 minuti nel leggere per intero questa pagina, in modo da capire quelle che sono le differenze e le operazioni necessarie da compiere nei messaggi di PEC rispetto ai normali messaggi di posta ordinaria che abitualmente utilizzate.

Archiviare i messaggi certificati RICEVUTI ed i messaggi di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA dei messaggi certificati inviati è molto importante, per questo consigliamo di creare delle apposite regole nel programma di posta elettronica che normalmente utilizzate (è un'operazione fattibile in tutti i più noti programmi di posta elettronica) in modo da spostare automaticamente i messaggi certificati in una determinata posizione per averli a disposizione in caso di necessità e, successivamente, per salvarli su dei supporti esterni, quindi all'esterno del proprio PC, cosi come previsto dalla normativa vigente.
Un altro metodo, sicuramente ancora più valido, che sin dall'acquisto ti abbiamo consigliato di utilizzare, è quello di non configurare il proprio indirizzo certificato in nessun programma di posta che avete nel PC ma di utilizzare, solo ed esclusivamente, la webmail per leggere, inviare e, momentaneamente, archiviare i vostri messaggi certificati.
In questo modo tutto quello che concerne la posta certificata rimarrà all'interno del server certificato, la cui capienza massima, essendo di 1GB, permette di mantenere in giacenza molti messaggi e per molto tempo, naturalmente poi tutto dipende anche dall'uso che viene fatto della posta certificata, in quanto, per alcuni, ma solamente per specifiche attività, lo spazio a disposizione potrebbe essere poco e quindi questi dovranno trovare necessariamente altre alternative per poter archiviare i loro messaggi, però, per la maggior parte degli utilizzatori, riuscire a completare la capienza della propria casella certificata sarà veramente difficile se non dopo molto tempo. Comunque per tenere sotto controllo la capienza della vostra casella certificata, nell'interfaccia della webmail è possibile vedere, grazie ad un semplice grafico posto direttamente nella home, lo spazio che è occupato e quello che ancora rimane a disposizione in modo che quando questo si avvicina al suo limite massimo, potete, sempre dalla webmail, scaricare i messaggi RICEVUTI, di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA e quindi di cancellarli in modo da aumentare lo spazio per i nuovi messaggi che arriveranno in futuro (le indicazioni su come scaricare i messaggi dalla webmail sono descritte in questa stessa pagina).

Se avete deciso di utilizzare esclusivamente la webmail, anche se lo abbiamo indicato nelle righe sopra, è giusto rammentarvi che è assolutamente necessario controllare periodicamente la quantità di spazio che rimane ancora disponibile, in quanto, se la casella riceve un messaggio più grande dello spazio disponibile per la sua giacenza, il messaggio viene rifiutato e andrà perduto, di conseguneza è utile lasciare sempre una quantità adeguata di spazio disponibile, scaricando periodicamente i messaggi dalla propria propria casella e successivamente cancellarli. E' inutile dire che anche i messaggi che non servono devono essere assolutamente rimossi.

E' anche doveroso farvi presente che l'unica nota negativa nel decidere di tenere la propria posta certificata all'interno del server riguarda la distrazione da parte del titolare della PEC oppure, cosa ancor più grave, la sicurezza. Infatti i messaggi certificati depositati sulla casella di PEC potrebbero essere cancellati, oltre che inavvertitamente o per distrazione da parte dello stesso titolare, ma anche da maleintenzionati che, entrando abusivamente nella casella, potrebbero cancellare tali messaggi causando cosi un grave danno al titolare della casella per la loro perdita, per questo motivo, le password d'accesso della casella di PEC sono e devono essere più complesse possibili, proprio per non facilitare l'accesso ai pirati informatici. Un'altra cosa importante da rammentare sempre è che la password, così come tutte le password che utilizzate, deve essere custodita con cura e non di certo all'interno del proprio PC in quanto i pirati informatici, aiutati anche da programmi (tipo virus, worm, trojan, ecc.) che "viaggiano" nella posta ordinaria cosi come navigando in particolari siti, possono, all'insaputa del titolare del PC, carpire questi importanti dati per poi utilizzarli per i loro scopi, che non sono mai benevoli.

Maggiori informazioni su come si accede e quali operazioni sono fattibili dalla webmail sono reperibili CLICCANDO QUI.

Come però abbiamo detto, limitarsi a conservare nei server i messaggi di PEC non è corretto in quanto la normativa vigente prevede specifiche modalità di conservazione “a parte” su supporti idonei a garantire nel tempo la conformità dei documenti agli originali. Va inoltre tenuto conto che la norma applicabile ai documenti che “nascono” informatici sin dall'origine (cioè che non sono scansioni di documenti cartacei) prevede che la conservazione debba avvenire necessariamente in formato elettronico e solo eventualmente, per fini pratici, anche in formato cartaceo (art. 43, comma 3, del D.Lgs. n. 82/2005, anche noto come “CAD”). Infatti, contrariamente a quanto credono ancora in troppi, la stampa di un messaggio di PEC con le relative ricevute di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA non vale come prova legale a conferma di aver inviato determinate comunicazioni o di averle inviate entro una determinata data. Allo stesso modo, anche la stampa di un messaggio di PEC ricevuto non vale come prova legale.

La prova legale è data solo ed esclusivamente dalla firma elettronica del gestore di PEC, che viene apposta come “sigillo” elettronico sia sui messaggi RICEVUTI e sia sulle ricevute di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA dei messaggi inviati.

Usando un qualsiasi programma di posta elettronica o la webmail potete agevolmente verificare la presenza di tale “sigillo” e quindi l'integrità del messaggio o della ricevuta. Non è possibile qui entrare nei dettagli tecnici, ma è sufficiente che sappiate che si tratta di un “sigillo” non riproducibile (né tantomeno verificabile) tramite la stampa del messaggio così come viene invece mostrato sullo schermo del PC, ma, per avere valore legale, è indispensabile avere il file “originale” del messaggio in forma elettronica.

Inoltre, secondo l’art. 2220 del Codice Civile, è necessario provvedere alla conservazione per dieci anni delle lettere e dei telegrammi ricevuti, nonché delle copie delle lettere e dei telegrammi spediti e, con particolare riferimento all’art. 2214 dello stesso codice, il quale prevede l'obbligo per l'imprenditore di «conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite».

Quindi, per concludere, ribadiamo che è assolutamente necessario provvedere autonomamente alla conservazione, su appositi supporti, dei messaggi RICEVUTI, di ACCETTAZIONE e, specialmente, quelli di CONSEGNA in quanto questi contengono tutti gli elementi atti a garantirne la conservazione nel tempo come valore legale, ovvero il messaggio inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml il quale contiene al suo interno tutte le informazioni necessarie (identificato ID del messaggio PEC, la consegna e chi ha spedito la PEC).


Un discorso a parte riguarda il formato in cui salvare i messaggi da conservare. Pare fuori discussione che debba essere utilizzato lo standard di settore denominato Multipurpose Internet Mail Extensions o MIME (che equivale a salvare il messaggio e le relative ricevute in formato “.eml”), ma non sappiamo se la scelta di questo formato sia quella corretta oppure è semplicemente "consigliabile" da utilizzare.

È vero che tale standard è previsto espressamente come obbligatorio solo dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (che al momento in cui scriviamo questo (maggio 2014) non è ancora entrato in vigore) e che le regole tecniche attualmente in vigore (delibera CNIPA n. 11/2004) non prevedono nulla di specifico a proposito. Tuttavia l'opportunità (se non la necessità) di utilizzare tale standard discende dalla natura dello standard stesso e dalle regole tecniche di funzionamento del servizio della PEC previste dal D.M. 2 novembre 2005 (come peraltro indicato nei documenti ufficiali dell'Agenzia per l'Italia Digitale della Presidenza del Consiglio). Infatti, MIME non è uno dei tanti formati possibili, ma è lo standard internazionale di fatto per la posta elettronica, attraverso il quale non solo il sistema di PEC ma i server di posta di tutto il mondo trasmettono e inviano i messaggi email; è uno standard aperto, ampiamente documentato, non vincolato da diritti di privativa industriale; è previsto espressamente dall'art. 6.1 delle regole tecniche di cui al citato D.M. 2 novembre 2005.

Salvare i messaggi in altri formati non standard (specie se di programmi proprietari) potrebbe pregiudicarne la leggibilità in futuro (si pensi alla rapidità dell'evoluzione tecnologica e alla possibile difficoltà di reperire, magari fra dieci anni, software in grado di aprire formati datati e fuori standard) e possibilmente anche l'integrità, in contrasto con quanto richiesto dall'art. 44, comma 1, lett. b-c del CAD.


Un'ultima nota va fatta sulle modalità concrete di conservazione elettronica dei messaggi di PEC.

La delibera n. 11/2004 del CNIPA prevede precise modalità tecniche e operative per i documenti informatici in generale, tra cui l'apposizione di una marca temporale e della firma digitale del responsabile della conservazione. Si potrebbe pensare che tali misure siano superflue per i messaggi di PEC, in quanto il “sigillo” del gestore è già idoneo a fornire prova legale dell'identificazione del mittente e del destinatario, della conformità del contenuto del messaggio e della data e ora di invio e di consegna. Tuttavia, purtroppo, i certificati di firma scadono e occorre provare che la sottoscrizione del gestore sia stata apposta prima della scadenza del certificato utilizzato: per risolvere a questo eventuale problema potrebbe essere molto utile servirsi della marca temporale. In caso contrario, non essendovi la certezza, ciò che è nato come documento digitale con valore legale può perdere la sua efficacia di prova “assoluta”.
Prima di iniziare a spiegarvi come eseguire il download, l'archiviazione e la successiva cancellazione dei messaggi dal server è opportuno ricordarvi che queste operazioni possono essere rimandate anche in seguito in quanto, in qualsiasi momento, potete decidere di acquistare ulteriore spazio per la vostra posta in giacenza, maggiori informazioni le trovate CLICCANDO QUI.

DOWNLOAD MESSAGGI (tramite webmail)
Come descritto sopra, nel caso di invio di un messaggio, la prova dell’avvenuta notifica è costituita dal deposito telematico della copia dell’atto notificato, cioè dalla ricevuta di ACCETTAZIONE e dalla ricevuta di CONSEGNA completa del messaggio di PEC, così come dettato dal combinato disposto degli art. 3 bis comma 3 della L. 53/94 e dell’art. 19 bis comma 5 delle specifiche tecniche del 16 aprile 2014, quindi, qui di seguito vediamo, passo-passo, come procedere per salvare dalla webmail, sul proprio computer o su altro supporto, i messaggi RICEVUTI nel vostro indirizzo di PEC, cosi come le ricevute di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA in formato .eml in caso di inoltro di messaggi certificati dal vostro indirizzo di PEC.

1) Suggeriamo, per semplicità, di creare sul desktop del PC oppure, come prevede la normativa, direttamente su un supporto esterno una cartella che, in questo esempio, chiameremo “RICEVUTE ACCETTAZIONE E CONSEGNA NOTIFICA PEC”
2) Una volta effettuato l'invio di un messaggio di PEC utilizzando la webmail, nella posta in arrivo, entro breve tempo dall'invio, riceverete sia la ricevuta di ACCETTAZIONE e sia la ricevuta di CONSEGNA del messaggio.
NOTA IMPORTANTE: ricorda sempre che LA RICEZIONE DEL SOLO MESSAGGIO DI ACCETTAZIONE QUANDO SI INVIA UN MESSAGGIO DI PEC NON COSTITUISCE PROVA LEGALE DELL'AVVENUTA CONSEGNA in quanto, NON RICEVENDO IL MESSAGGIO DI CONSEGNA significa che il messaggio NON E' STATO INVIATO AD UN ALTRO INDIRIZZO CERTIFICATO ma ad un indirizzo di posta ordinaria, quindi tale messaggio, NON HA VALORE LEGALE.
3) come si vede nell'immagine sopra, da Posta in arrivo (freccia A) cliccare nella riga in corrispondenza del messaggio di ACCETTAZIONE oppure in quello di CONSEGNA (freccia B).
NB: la riga in questione viene evidenziata
4) adesso cliccando su "AZIONI" (freccia C) si aprirà un menu a tendina
5) sul menu a tendina cliccare nella riga "SCARICA (.eml)" e quando apparirà la finestra di download, selezionare la cartella sul desktop (creata nel nostro esempio iniziale) oppure selezionate l'eventuale supporto esterno utilizzato e salvateci il file rinominandolo con un nominativo che in seguito vi risulterà facile da individuare in caso di ricerca. La cosa importante da tenere sempre a mente è che il file potete nominarlo come desiderate, ma per nessuna ragione deve essere modificata la sua estensione la quale deve assolutamente rimanere “.eml”.
6) ripetere la stessa operazione per il file di ACCETTAZIONE o di CONSEGNA che non avete scaricato in precedenza.
A questo punto avrete scaricato i 2 file più importanti che attestano l'ACCETTAZIONE e la CONSEGNA del vostro messaggio PEC.
Resta inteso che questa operazione va poi ripetuta per ogni messaggio che è presente e che dovete scaricare.
NB: rammentate che è buona norma scaricarsi e archiviare anche i messaggi che vi hanno inoltrato e che avete RICEVUTO nel vostro indirizzo di PEC.
Va chiaramente detto che se questo salvataggio non l'avete mai eseguito e avete all'interno della casella molti messaggi in giacenza, risulterà sicuramente un'operazione che richiederà del tempo, però purtroppo la webmail utilizzata (roundcube) al momento in cui scriviamo queste istruzioni, ma pensiamo anche in aggiornamenti futuri, non prevede l'esportazione multipla dei messaggi ma solo esportazioni singole. Considerate invece se il download dei messaggi RICEVUTI oppure di ACCETTAZIONE e di CONSEGNA, cosi come la loro cancellazione dal server dopo il loro salvataggio su di un supporto esterno, fosse stata eseguita di volta in volta, cioè eseguita ogni volta che ricevete o che inviate un messaggio di PEC oppure avete dedicato un pò di tempo a questa operazione, tipo 10 minuti al giorno una volta al mese (tempo che può variare in base all'utilizzo della posta certificata), sicuramente, cosi facendo, non avreste perduto tanto tempo che invece adesso è necessario per salvare un considerevole numero di messaggi che nel tempo si sono accumulati all'interno dello spazio della casella.

In ultimo, anche se all'inizio, per semplicità, abbiamo indicato di fare una cartella nel desktop del vostro PC e avete seguito questa indicazione, consigliamo di spostare rapidamente tale cartella in un supporto esterno cosi come previsto dalla normativa vigente, evitando di utilizzare il vostro PC per salvare i dati in quanto, nel tempo, potrebbero accadere dei problemi al PC stesso con la remota possibilità di poter perdere questi dati (tipo virus, worm, rottura dell'hard disk, ecc.), quindi la soluzione migliore rimane sempre quella di utilizzare uno o più supporti esterni (tipo hard disk esterno, uno o più CD o DVD riscrivibili oppure una o più PenDrive o, ancora meglio, salvare il tutto su un cloud di storage) che sarà utilizzato al solo scopo di mantenere nel tempo questi importanti dati.

In chiusura e per un'ulteriore informazione è giusto che sappiate che non tutti i programmi di posta elettronica hanno la possibilità di poter aprire e leggere i file .eml che avete provveduto a salvare, pertanto, se non possedete uno di questi programmi, in caso di necessità, non sarete in grado di aprirli. In questo caso, sarà necessario installare nel vostro PC gli appositi applicativi oppure dei programmi, tipo “Thunderbird”, che consentono la corretta apertura di file .eml.


DOWNLOAD MESSAGGI (con programma esterno)
Se invece di utilizzare il sistema descritto sopra, utilizzate esclusivamente la webmail per controllare la vostra posta certificata e ricevete o inviate molti messaggi, dato che la capienza della casella potrebbe esaurirsi, quando state avvicinandovi alla soglia massima (visibile tramite la funzione presente nella webmail stessa) oppure se avete configurato il vostro indirizzo certificato su un account di posta con l'opzione "non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server", ad un certo punto, cioè quando lo spazio starà per esaurirsi, arriverà il momento di dover provvedere a scaricare i vari messaggi e di inserirli in un unico archivio per poi procedere alla cancellazione dei messaggi sul server in modo da far posto per i nuovi messaggi che arriveranno successivamente.

Per fare questa operazione potrebbe essere utile un piccolo programma necessario a fare questa operazione. In rete potete sicuramente trovare tanti programmi similari, che funzionano più o meno allo stesso modo, tra i tanti abbiamo scelto: MailStore Home
che potete scaricare direttamente dal sito web del produttore cliccando qui.
NB:  il programma MailStore Home da noi indicato in queste istruzioni può essere utilizzato solo per un uso non commerciale.

Una volta scaricato il file, procedete ad installare il programma nel vostro PC e poi seguite questi semplici passi.

IMPORTANTE: le indicazioni descritte in questa pagina possono cambiare in base agli aggiornamenti successivi del programma rispetto al momento in cui abbiamo creato queste istruzioni. E' inoltre sottointeso che non garantiamo la corretta funzionalità del programma, cosi come non forniamo nessuna assistenza per il programma stesso.


La prima cosa da fare dopo l'installazione è creare il profilo del vostro account certificato.

Per farlo, dopo aver aperto il programma, dal menu cliccare la voce "Archivia e-mail".
Spostatevi nella pagina principale del programma e sotto alla voce "Account e-mail" inserire nello spazio presente il nome per intero del vostro indirizzo certificato (es: test@legalpec.net)
e confermare cliccando sul pulsante "Start".

Apparirà una finestra dove dovete inserire la password della casella avendo cura di rispettare i caratteri maiuscoli/minuscoli della password, quindi, dopo aver messo il Flag su "Configura manualmente le impostazioni del server" appariranno ulteriori impostazioni da inserire come qui di seguito indicato:

su "Tipo di server": IMAP
su "Crittografia": SSL
su "Nome del server": pops.sicurezzapostale.it
su "Nome utente": inserire l'intero vostro indirizzo di posta certificata (es: test@legalpec.net)

A questo punto premere il pulsante OK e, dopo la verifica on line, se i dati inseriti risulteranno esatti, sarà creato il profilo avente come nominativo il vostro indirizzo E-mail certificato.



Per scaricare i messaggi cliccare sul profilo creato presente nell'apposito riquadro "Profili salvati" presente nella pagina principale del programma e premere il pulsante "Esegui".

Adesso il programma MailStore Home si collegherà alla vostra casella di posta ed eseguirà il download di tutti i messaggi presenti all'interno del server certificato.

IMPORTANTE: il programma MailStore Home, una volta scaricati i messaggi nel vostro Pc non li cancellerà dalla vostra casella sel server certificato, quindi, dopo che il programma avrà concluso il download dei messaggi questi li avrete, oltre che ancora all'interno della casella sul server, anche all'interno del vostro PC.
I messaggi scaricati saranno inseriti in "Archivio Personale" del programma MailStore Home.


Una volta scaricati i messaggi dal server potete decidere di lasciarli nel vostro PC oppure consigliamo di salvarli, cosi come prevede anche la normativa vigente, in un supporto esterno tipo PenDrive, CD, DVD, Hard Disk, ecc.


Per salvare i messaggi su di una cartella del PC o, cosi come previsto dalla normativa vigente, su di un supporto esterno cliccare su "Archivio personale" nel menu del programma, quindi cliccare sul nome del vostro indirizzo di PEC, poi su "INBOX".

Cosi facendo nella zona centrale della pagina (INBOX) saranno caricati tutti i messaggi che sono stati precedentemente scaricati i quali possono essere ordinati per data, per oggetto oppure per indirizzo del mittente.

A questo punto, dopo aver selezionato il messaggio da scaricare, cliccare sul pulsante "Salva con nome" scegliendo quindi il percorso dove salvare il file con la relativa conferma.
Rammentate sempre che i file più importanti da salvare sono i messaggi che avete RICEVUTO, quelli di ACCETTAZIONE e quelli di CONSEGNA di ogni messaggio inviato dal vostro indirizzo di PEC.
IMPORTANTE: il file che state salvando può essere rinominato come desiderate, ma per nessuna ragione deve essere modificata la sua estensione la quale deve assolutamente rimanere “.eml”.
Ripetere le varie operazioni per gli altri messaggi da salvare.

BACKUP DEI MESSAGGI CERTIFICATI

Seguendo le istruzioni che abbiamo scritto sopra, in un modo o nell'altro, avete scaricato nel vostro PC i messaggi che avete RICEVUTO, quelli di ACCETTAZIONE e quelli di CONSEGNA che invece avete inviato dal vostro indirizzo di PEC, però, come già indicato sopra e senza ripetere tutto ancora una volta, la cosa più importante da ricordare è che il PC non è assolutamente il posto più adatto per mantenere questi importanti file dato che potrebbe accadere quello che non ci si immagina mai, cioè avere un improvviso ed inaspettato problema all'hard disk, causato da vari fattori (tipo virus vari e/o rottura dell'hard disk stesso), che può portare alla perdita di questi dati, quindi è assolutamente necessario, come anche previsto dalla normativa vigente, provvedere al loro salvataggio utilizzando dei supporti "a parte" in modo da eliminare il più possibile la remota possibilità di ritrovarsi un domani senza nulla in mano.
Per archiviare questi dati su un supporto "a parte", come già detto più volte ed indicato in precedenza, è consigliato salvarli su dei CD o DVD, oppure su dei PenDrive USB che oggi si trovano con molta capacità di salvataggio a prezzi non più eccessivi.
Oltre ai sistemi indicati per salvare i file vi è anche la possibilità di poter utilizzare i cloud di storage (nuvola) dato che, in alcuni casi, questi vengono messi a disposizione in modo gratuito fino a diversi Gb di spazio prima che subentri un eventuale pagamento, quindi perchè non sfruttarli?
Un cloud di storage, detto in parole non troppo tecniche, giusto per farlo capire ai meno esperti, sarebbe un sistema di archiviazione dati online che permette di archiviare, salvare, caricare e condividere file tra più dispositivi in possesso, sia fissi che mobili, purchè siano connessi alla rete internet.
Fate una buona ricerca su internet e troverete tutte le informazioni necessarie comprese alcune note aziende informatiche che forniscono gratuitamente tale servizio (tra i tanti segnaliamo Google Drive che al momento in cui scriviamo questo (ottobre 2015) offre 15 Gb di spazio gratuito che sono sufficienti per salvare tantissimi messaggi di PEC).

Qui di seguito, sempre per i meno esperti, descriviamo brevemente il funzionamento di un cluod di storage: in pratica dopo aver scelto il servizio di cloud che più vi aggrada, dovrete necessariamente scaricare un loro programma, il quale, in fase di installazione, provvederà a creare un'apposita cartella nel vostro PC la quale sarà sempre sincronizzata con il cloud, quindi, in sintesi, una volta installato il programma, non dovrete fare altro che spostare tutti i messaggi che avete scaricato all'interno di questa cartella creata dal programma e lo stesso provvederà, piano piano, a trasferire tutto sul cloud e sarà così anche in seguito, cioè ogni volta che aggiungerete nuovi file in questa cartella, questi saranno trasportati e sincronizzati automaticamente sul cloud cosi come (ma non sarà il vostro caso in quanto il cloud lo state utilizzando come archivio), però è corretto che sappiate che se cancellate qualche file da questa cartella questi file saranno cancellati anche sul cloud, quindi non ci saranno più.
Lo stesso dicasi se dal vostro smartphone o tablet, collegato al cloud tramite apposite App, inavvertitamente cancellate uno o più file presenti sul cloud, questi, saranno irrimediabilmente cancellati anche dalla cartella del programma presente nel vostro PC, quindi occore prestare molta attenzione sulle operazioni che state eseguendo se accedete al cloud dai dispositivi mobili in vostro possesso, evitando assolutamente di cancellare i file o le cartelle presenti all'interno del cloud.
In ultimo, forse, avrai un pò di diffidenza ad utilizzare il cloud per mantenere questi file sparsi chissà dove, ma forse non sai che già lo stai facendo e da diverso tempo, in quanto la tua casella di posta elettronica non è altro che uno spazio personale e privato al quale puoi accedere soltanto tu, dove e quando vuoi. Il meccanismo del cloud di storage è più o meno lo stesso solamente che invece di inviare, leggere o cancellare dei messaggi di posta elettronica, invii, leggi, modifichi, cancelli, scarichi o archivi tutti o parte dei tuoi file.


CANCELLARE MESSAGGI CERTIFICATI DAL SERVER
Una volta che siete certi di aver salvato tutti i messaggi, per far spazio nella vostra casella certificata, dovete necessariamente procedere a cancellare tutti i messaggi presenti all'interno dello spazio sul server, per farlo, se utilizzate la webmail collegatevi alla stessa (https://legalpec.webmailpec.it)
e dopo aver selezionato, pagina per pagina, i messaggi presenti, procedete alla loro cancellazione.
La cancellazione dei messaggi tramite la webmail richiederà qualche minuto, però questa operazione deve essere necessariamente fatta altrimenti rischiate di perdere i nuovi messaggi in quanto una volta raggiunta la capienza massima della casella i nuovi messaggi saranno rifiutati dal server (Mailbox full -- Quota exceeded) e, quindi, non ricevuti.

Se invece, al posto della webmail, avete da sempre impostato un account su di un programma di posta elettronica sul vostro PC con l'opzione "non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server" o similare e avete provveduto a scaricare, come indicato sopra, i messaggi dal server, per eseguire la loro cancellazione dovete andare nelle impostazioni avanzate dell'account certificato e spuntare l'opzione di cancellare i messaggi dal server dopo 1 giorno e di eliminare lo spunto dall'opzione di non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server.
Fatto questo provvedete a far eseguire dal vostro programma di posta il download dei vari messaggi ed il programma stesso provvederà in modo completamente automatico a cancellare i messaggi dal server che hanno più di 1 giorno.
Una volta fatto il download dei vari account presenti nel vostro PC dovete rimettere le impostazioni come erano in precedenza, cioè togliere lo spunto dall'opzione di cancellare i messaggi dal server dopo 1 giorno e mettere lo spunto nell'opzione di non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server.

NOTA: anche il programma MailStore Home ha la possibilità di poter cancellare completamente i messaggi dal server una volta archiviati, potete trovare questa funzione cliccando sul nome del profilo che avete creato (il nome del vostro indirizzo E-mail) quindi su "Proprietà".
Nella nuova finestra cliccate sul pulsante "Avanti" e nella successiva finestra che si aprirà, nel settore "Elimina", cliccate sul pulsante con i 3 puntini ... e selezionate la modalità di cancellazione.

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