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Come archiviare i messaggi certificati

Archiviare i messaggi certificati ricevuti ed i messaggi di consegna dei messaggi certificati inviati, per alcune attività, è molto importante, per questo consigliamo di creare delle apposite regole nel programma di posta elettronica che normalmente utilizzate (è un'operazione fattibile in tutti i più noti programmi di posta elettronica) in modo da spostare automaticamente i messaggi certificati in una determinata posizione per averli a disposizione in caso di necessità.
Un altro metodo, sicuramente ancora più sicuro, che noi consigliamo di utilizzare, è quello di decidere di non configurare il vostro indirizzo certificato in nessun programma di posta che avete nei vostri computer ma di utilizzare solo ed esclusivamente la webmail per leggere ed inviare i vostri messaggi certificati.
In questo modo tutto quello che concerne la posta certificata rimarrà all'interno del server certificato, la cui capienza massima, essendo di 1GB, permette di mantenere in giacenza molti messaggi e per molto tempo, naturalmente poi tutto dipende anche dall'uso che viene fatto della posta certificata, in quanto, per alcuni, ma solamente per specifiche attività, lo spazio a disposizione potrebbe essere poco e quindi questi dovranno trovare necessariamente altre alternative per poter archiviare i loro messaggi, però, per la maggior parte degli utilizzatori, riuscire a completare la capienza della propria casella certificata sarà veramente difficile se non dopo molto tempo.
Vi informiamo inoltre che utilizzando la webmail per inviare i vostri messaggi certificati, sarà possibile scegliere, in base alle vostre necessità, tra tre tipologie di ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, naturalmente tutte a valore legale:
- completa (oltre ai dati di certificazione contiene, in allegato, il messaggio originale completo di eventuali allegati)
- breve (oltre ai dati di certificazione contiene, in allegato, il messaggio originale nel quale gli allegati vengono sostiuiti dalla loro codifica hash)
- sintetica (contiene solamente i dati di certificazione senza messaggio originale).
ATTENZIONE: la ricevuta di avvenuta consegna conferma unicamente la ricezione del messaggio nella casella di posta del destinatario ma non dimostra che il messaggio sia stato letto dal destinatario stesso.

Per tenere sotto controllo la capienza della vostra casella certificata, nell'interfaccia della webmail è possibile vedere, con un semplice grafico posto direttamente nella home, lo spazio che è occupato e quello che ancora rimane a disposizione in modo che quando questo si sta avvicinando al suo limite massimo, potete, sempre dalla webmail, cancellare i messaggi più datati o quelli che non servono più in modo da aumentare ancora lo spazio per i nuovi messaggi che arriveranno in futuro.

Vi rammentiamo che per evitare di perdere dei messaggi che arrivano nel vostro indirizzo certificato da sempre nel nostro servizio di posta elettronica certificata è abilitato un programma che ad ogni messaggio certificato che arriva nella vostra casella certificata vi inoltra una comunicazione nel vostro indirizzo email che abiltualmente utilizzate che vi avverte dell'arrivo di un nuovo messaggio certificato. A quel punto, collegandovi alla webmail, lo andate a leggere decidendo, in base alla sua importanza, se lasciarlo sul server come archivio oppure se rimuoverlo immediatamente.

Ricordate che se desiderate modificare il vostro indirizzo email dove vi arrivano queste comunicazioni lo potete fare in qualsiasi momento utilizzando l'apposito modulo disponibile cliccando qui
.


BACKUP MESSAGGI CERTIFICATI
Se non avete inserito delle regole nel vostro account di posta, come indicato poco sopra, ma utilizzate esclusivamente la webmail per controllare la vostra posta certificata (come da noi consigliato) e ricevete o inviate molti messaggi, dato che la capienza della casella potrebbe esaurirsi, quando state avvicinandovi alla soglia massima (visibile tramite la funzione presente nella webmail) oppure se avete configurato il vostro indirizzo certificato su un account di posta con l'opzione "non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server" o similare e vi arriva un nostro messaggio che vi avverte che lo spazio della casella certificata sta per esaurirsi, è giunto il momento di provvedere a scaricare i vari messaggi e di inserirli in un unico archivio per poi procedere alla cancellazione dei messaggi sul server in modo da far posto per i nuovi messaggi che arriveranno successivamente.

Per fare questa operazione è necessario che installiate un piccolo programma necessario a fare questa operazione. In rete potete sicuramente trovare tanti programmi, che funzionano più o meno allo stesso modo, tra i tanti abbiamo scelto: MailStore Home
che potete scaricare direttamente dal sito web del produttore cliccando qui.
NB:  il programma MailStore Home da noi indicato in queste istruzioni può essere utilizzato solo per un uso non commerciale.

Una volta scaricato il file, procedete ad installare il programma nel vostro PC e poi seguite questi semplici passi.

IMPORTANTE: le indicazioni presenti in questa pagina possono cambiare in base agli aggiornamenti successivi del programma rispetto al momento in cui abbiamo creato queste istruzioni. E' inoltre sottointeso che non garantiamo la corretta funzionalità del programma, cosi come non forniamo nessuna assistenza per il programma stesso.


La prima cosa da fare dopo l'installazione è creare il profilo del vostro account certificato.

Per farlo, dopo aver aperto il programma, dal menu cliccare la voce "Archivia e-mail".
Spostatevi nella pagina principale del programma e sotto alla voce "Account e-mail" inserire nello spazio presente il nome per intero del vostro indirizzo certificato (es: test@legalpec.net)
e confermare cliccando sul pulsante "Start".

Apparirà una finestra dove dovete inserire la password della casella avendo cura di rispettare i caratteri maiuscoli/minuscoli della password, quindi, dopo aver messo il Flag su "Configura manualmente le impostazioni del server" appariranno ulteriori impostazioni da inserire come qui di seguito indicato:

su "Tipo di server": IMAP
su "Crittografia": SSL
su "Nome del server": pops.sicurezzapostale.it
su "Nome utente": inserire l'intero vostro indirizzo di posta certificata (es: test@legalpec.net)

A questo punto premere il pulsante OK e, dopo la verifica on line, se i dati inseriti risulteranno esatti, sarà creato il profilo avente come nominativo il vostro indirizzo E-mail certificato.


DOWNLOAD MESSAGGI CERTIFICATI
Per scaricare i messaggi cliccare sul profilo creato presente nell'apposito riquadro "Profili salvati" presente nella pagina principale del programma e premere il pulsante "Esegui".

Adesso il programma MailStore Home si collegherà alla vostra casella di posta ed eseguirà il download di tutti i messaggi presenti all'interno del server certificato.

IMPORTANTE: il programma MailStore Home, una volta scaricati i messaggi nel vostro Pc non li cancellerà dalla vostra casella sel server certificato, quindi, dopo che il programma avrà concluso il download dei messaggi questi li avrete, oltre che ancora all'interno della casella sul server, anche all'interno del vostro PC.
I messaggi scaricati saranno inseriti in "Archivio Personale" del programma MailStore Home.

Una volta scaricati i messaggi dal server potete decidere di lasciarli nel vostro PC oppure consigliamo di salvarli in un supporto esterno tipo PenDrive, CD, DVD, Hard Disk, ecc.

Per salvare i messaggi su di un supporto esterno cliccare su "Pagina Iniziale" nel menu del programma, quindi nel settore "Accesso rapido" presente nella pagina principale selezionare "Backup su HDD o USB" e scegliere dove eseguire il salvataggio dei vostri messaggi con relativa conferma.

CANCELLARE MESSAGGI CERTIFICATI DAL SERVER
Una volta che siete certi di aver salvato tutti i messaggi, per far spazio nella vostra casella certificata, dovete necessariamente procedere a cancellare tutti i messaggi presenti all'interno dello spazio sul server, per farlo, se utilizzate la webmail collegatevi alla stessa (https://legalpec.webmailpec.it)
e dopo aver selezionato, pagina per pagina, i messaggi presenti, procedete alla loro cancellazione.
La cancellazione dei messaggi tramite la webmail richiederà qualche minuto, però questa operazione deve essere necessariamente fatta altrimenti rischiate di perdere i nuovi messaggi in quanto una volta raggiunta la capienza massima della casella i nuovi messaggi saranno rifiutati dal server (Mailbox full -- Quota exceeded) e, quindi, non ricevuti.

Se invece, al posto della webmail, avete da sempre impostato un account su di un programma di posta elettronica sul vostro PC con l'opzione "non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server" o similare e avete provveduto a scaricare, come indicato sopra, i messaggi dal server, per eseguire la loro cancellazione dovete andare nelle impostazioni avanzate dell'account certificato e spuntare l'opzione di cancellare i messaggi dal server dopo 1 giorno e di eliminare lo spunto dall'opzione di non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server.
Fatto questo provvedete a far eseguire dal vostro programma di posta il download dei vari messaggi ed il programma stesso provvederà in modo completamente automatico a cancellare i messaggi dal server che hanno più di 1 giorno.
Una volta fatto il download dei vari account presenti nel vostro PC dovete rimettere le impostazioni come erano in precedenza, cioè togliere lo spunto dall'opzione di cancellare i messaggi dal server dopo 1 giorno e mettere lo spunto nell'opzione di non cancellare mai i messaggi una volta scaricati dal server.

NOTA: anche il programma MailStore Home ha la possibilità di poter cancellare completamente i messaggi dal server una volta archiviati, potete trovare questa funzione cliccando sul nome del profilo che avete creato (il nome del vostro indirizzo E-mail) quindi su "Proprietà".
Nella nuova finestra cliccate sul pulsante "Avanti" e nella successiva finestra che si aprirà, nel settore "Elimina", cliccate sul pulsante con i 3 puntini ... e selezionate la modalità di cancellazione.

 
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